Главная » Документы » Постановления » Постановления за 2013 год » Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района (в новой редакции)

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района (в новой редакции)

196 от 01.04.2013

Приложения

Скачать (1019 Кб)

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Ивановская область

АДМИНИСТРАЦИЯ ШУЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от «01» 04 2013 г. № 196-п
г. Шуя

Об утверждении
Инструкции по делопроизводству
в Администрации Шуйского муниципального района
(в новой редакции)

В целях совершенствования системы делопроизводства в Администрации Шуйского муниципального района, Администрация Шуйского муниципального района постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района (в новой редакции) (прилагается).
2. Руководителям всех структурных подразделений Администрации Шуйского муниципального района:
- обеспечить организацию ведения единого документооборота в возглавляемых структурных подразделениях в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района;
- усилить внимание к вопросам соблюдения сотрудниками структурных подразделений порядка подготовки проектов документов, их согласования, утверждения, регистрации и контроля.
3. Руководителям структурных подразделений Администрации Шуйского муниципального района, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и наделенных правами юридического лица, в срок до 01.06.2013 г. обеспечить разработку инструкции по делопроизводству в возглавляемых подразделениях и представить её на согласование в управление делами и муниципальной службой администрации Шуйского муниципального района.
4. Признать утратившими силу:
- распоряжение главы администрации Шуйского муниципального района от 23.03.2001 № 39-р «О введении в действие инструкции по делопроизводству»;
- распоряжение Администрации Шуйского муниципального района от 19.04.2010 г. №68-р «О порядке принятия нормативного правого акта Администрацией Шуйского муниципального района»;
- постановление Администрации Шуйского муниципального района от 01.09.2010 г. №492 «О порядке принятия проектов правовых актов администрации Шуйского муниципального района;
- постановление Администрации Шуйского муниципального района от 16.09.2010 г. № 506 «О принятии Регламента Администрации Шуйского муниципального района»;
- постановление Администрации Шуйского муниципального района от 09.11.2010 г. № 579 «Об утверждении Положения о персональных данных муниципального служащего администрации Шуйского муниципального района и ведении его личного дела»;
- постановление Администрации Шуйского муниципального района от 24.11.2010 г. № 605 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района»;
- постановление Администрации Шуйского муниципального района от 21.08.2012 г. № 440 «Об утверждении Положения об удостоверении муниципального служащего администрации Шуйского муниципального района».
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника управления делами и муниципальной службой администрации Шуйского муниципального района С.А. Жемулина.
6. Настоящее постановление вступает в силу с момента подписания и распространяется на правоотношения, возникшие с 01.01.2013 г.

Глава администрации
Шуйского муниципального района И.А. Митин

Приложение
к постановлению Администрации
Шуйского муниципального района
от «01» 04 2013 г. № 196-п

Инструкция
по делопроизводству в Администрации
Шуйского муниципального района
(в новой редакции)

1.   Общие положения
   Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района (в новой редакции) (далее - Инструкция) определяет порядок работы с документами в Администрации Шуйского муниципального района (далее - Администрации).
   Положения настоящей Инструкции не распространяются на документы, поступающие по линии системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), поступающие и образующиеся в деятельности непосредственно в структурные подразделения Администрации, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и наделенных правами юридического лица, на организацию секретного делопроизводства, работу с печатями, штампами и факсимиле и организацию архивного дела в Администрации.
   Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в Администрации возлагается на управление делами и муниципальной службой Администрации. Конкретное распределение обязанностей по вопросам организации делопроизводства между сотрудниками управления делами и муниципальной службой Администрации закрепляется в их должностных инструкциях.
   Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции по подготовке проектов документов, их согласованию, утверждению, регистрации и контролю возлагается на должностных лиц структурных подразделений Администрации, осуществляющих в рамках своей компетенции подготовку проектов документов, их согласование, утверждение, регистрацию и контроль.

2.   Основные виды документов,
образующиеся в деятельности Администрации Шуйского муниципального района
К основным видам документов, образующихся в деятельности Администрации, относятся:
муниципальные правовые акты Администрации: постановления Администрации Шуйского муниципального района; распоряжения Администрации Шуйского муниципального района по основной деятельности, личному составу и кадрам;
трудовые договора (контракты), должностные инструкции, личные дела, личные карточки, лицевые счета, уведомления сотрудников;
протоколы заседаний постоянно или временно действующих при Администрации комиссий, советов, совещаний и др., возглавляемых главой администрации и (или) его заместителями, а также начальником управления делами и муниципальной службой и иными должностными лицами;
письма, обращения, запросы, представления, ходатайства, уведомления, справки, доверенности и др., направляемые в адрес юридических, физических лиц, а также должностных лиц федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ивановской области, территориальных органов Федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных учреждений, организаций, предприятий, представителей депутатского корпуса;
договора, контракты, соглашения о сотрудничестве, предоставлении или оказании услуг, заключаемые с Администрацией физическими и юридическими лицами;
заверенные установленным образом копии муниципальных правовых актов и других документов Администрации Шуйского муниципального района.

3.   Основные виды документов,
поступающие в Администрацию Шуйского муниципального района
К основным видам документов, поступающим в Администрацию, относятся:
документы вышестоящих органов нормативного характера (указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, решения, постановления и распоряжения Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ, постановления и распоряжения Правительства Ивановской области и Ивановской областной Думы, указы и распоряжения Губернатора Ивановской области, приказы и распоряжения федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, органов исполнительной власти Ивановской области, территориальных органов Федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Ивановской области и совещаний у заместителей Председателя Правительства Ивановской области, комиссий, советов, комитетов Правительства Ивановской области);
документы вышестоящих органов служебного характера (обращения, письма, запросы, факсограммы и телефонограммы и др. администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата и членов Совета Федерации, аппарата и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, членов Правительства Ивановской области и депутатов Ивановской областной Думы, Губернатора Ивановской области, Общественной палаты Ивановской области федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, органов исполнительной власти Ивановской области, территориальных органов исполнительной власти Российской Федерации, а также рекомендации и решения совещаний, заседаний, советов, принятые в отношении органов местного самоуправления администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Советом Федерации и Государственной Думой Федерального Собрания РФ, Правительством Ивановской области и Ивановской областной Думой, Губернатором Ивановской области, Общественной палатой Ивановской области, федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации, органами исполнительной власти Ивановской области, территориальными органами Федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации);
документы органов местного самоуправления Ивановской области и Шуйского муниципального района (постановления, распоряжения, решения, письма, ходатайства, запросы, протоколы и др.);
заявления, обращения сотрудников Администрации;
обращения граждан;
другие документы.

4.   Подготовка проектов документов,
образующихся в деятельности Администрации Шуйского муниципального района, их согласование, утверждение, регистрация и контроль

4.1. Подготовка муниципальных правовых актов
Администрации Шуйского муниципального района
Глава администрации Шуйского муниципального района в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Ивановской области, уставом Шуйского муниципального района, правовыми актами Совета Шуйского муниципального района, издает постановления Администрации Шуйского муниципального района по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органами местного самоуправления федеральными законами и законами Ивановской области, а также распоряжения Администрации по вопросам организации работы Администрации (по основной деятельности, по личному составу и по кадрам).
Постановления и распоряжения Администрации, принятые в пределах их полномочий, обязательны к исполнению на территории Шуйского муниципального района.
Муниципальные правовые акты, принимаемые Администрацией на неопределенный срок, подлежат признанию утратившими силу в случаях изменения действующего законодательства, а также изменения содержания регулируемых ими правоотношений.
Муниципальные правовые акты, принимаемые Администрацией на определенный срок, наступление которого может определяться конкретной датой или событием, утрачивают юридическую силу по истечении срока своего действия без принятия муниципального правового акта об этом.
При необходимости продления срока действия муниципального правового акта исполнитель не позднее, чем за 10 дней до истечения срока его действия, обязан представить согласованный в установленном порядке соответствующий проект муниципального правового акта.
Выполнение муниципальных правовых актов снимается с контроля по резолюции главы администрации Шуйского муниципального района.

4.1.1.   Подготовка проектов постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации Шуйского муниципального района, их согласование, утверждение, регистрация и контроль
Подготовка проектов постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации осуществляется строго на бланках постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации (приложение 1).
Подготовка проектов постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации осуществляется строго на листе формата А4 (210х297 мм) с соблюдением размеров страницы (сверху и снизу – 2см, слева – 3 см, справа – 1,5 см; выравнивание наименования документа – по центру, текста документа – по ширине), герба (1,56 см х 1,28 см), типа и размера шрифта (Times New Roman, кегль 14), отступа от красной строки (1,0) и межстрочных интервалов (в тексте документа – 1,0; между реквизитами документа и его наименованием, между наименованием и текстом документа – 1,0; между текстом документа и наименованием должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ – 3,0).
Полужирным шрифтом прописываются: наименование документа; слова «постановляет, обязывает» без их переноса на следующую строку; наименование должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Наименование должности лица, подписавшего документ, размещается от левого края страницы и центрируется относительно нижней строки; инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (без пробела между инициалами и фамилией), размещаются от правого края страницы на нижней строке наименовании должности.
Все слова в наименовании документа, его тексте, наименовании должности, фамилии лица, его подписавшего, прописываются только строчными буквами.
Подготовка проектов постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации с использованием подчеркиваний, наклонного шрифта не допускается.
При написании преамбулы документа и аппелировании законодательством и правовыми актами РФ, Ивановской области и муниципальными правовыми актами необходимо прописывать их реквизиты строго следующим образом: вид документа – дата – номер – название (например: На основании Федерального закона от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»). Та же последовательность указывается при внесении изменений в муниципальные правовые акты, а также при их отмене. Написание реквизитов (дата, номер) законодательства и правовых актов РФ, Ивановской области и муниципальных правовых актов осуществляется только цифрами.
Наименование постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации и первый пункт его текста должны совпадать по формулировке.
В случае, если постановление или распоряжение по основной деятельности Администрации содержит приложение(я), то формулировку об его (их) утверждении необходимо прописать в тексте документа со ссылкой на приложение (например: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района (прилагается)).
Само приложение оформляется на отдельном листе (отдельных листах) формата А4 (201х297 мм) со ссылкой на реквизиты документа, его утвердившего (шрифт Times New Roman, кегль 12, межстрочный интервал одинарный, выравнивание по правому краю и центрирование относительно самой длинной строки).
Например:
                                                                                                Приложение
к    распоряжению Администрации
Шуйского муниципального района
от «____»________2013 г. №____-р

Инструкция по делопроизводству
в Администрации Шуйского муниципального района
Название приложения выделяется полужирным шрифтом Times New Roman, кегль 14, межстрочный интервал одинарный, выравнивание по ширине с отступом в одинарный межстрочный интервал от реквизитов приложения и между названием приложения и его текстом.
Смысловые части (блоки) постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации отделяются от предыдущего блока одинарным межстрочным интервалом, последовательно нумеруются в пределах одного приложения арабскими цифрами и выделяются полужирным шрифтом.
Например:
Приложение
к    распоряжению Администрации
Шуйского муниципального района
от «____»________2013 г. №____-р

Инструкция по делопроизводству
в Администрации Шуйского муниципального района

1. Общие положения
Текст

2.   Основные виды документов,
образующиеся в деятельности Администрации Шуйского муниципального района
Текст
Если приложение к постановлению или распоряжению по основной деятельности Администрации одно, то оно не нумеруется ни в тексте документа, ни в приложении.
Если приложений к постановлению или распоряжению по основной деятельности Администрации несколько, то они нумеруются последовательно арабскими цифрами и в тексте документа, и в приложении.
Например:
- в тексте документа:
1.   Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района (приложение 1).
2.   Утвердить Положение о печатях и штампах в Администрации Шуйского муниципального района (приложение 2).
- в приложениях:

                                                                                                Приложение 1
к    распоряжению Администрации
Шуйского муниципального района
от «____»________2013 г. №____-р

Инструкция по делопроизводству
в Администрации Шуйского муниципального района

                                                                                                Приложение 2
к    распоряжению Администрации
Шуйского муниципального района
от «____»________2013 г. №____-р

Положение о печатях и штампах
в Администрации Шуйского муниципального района
Если приложение (приложения) имеют несколько страниц, то они могут нумероваться арабскими цифрами, проставляемыми в нижнем правом углу, начиная с 1-ой страницы приложения.
Если приложение(я) имеют вид рисунка, схемы, карты, то они оформляются в соответствии с требованиями, предъявленными к данному виду приложения(й) (например, географической топографической карте, плану местности, схеме, проекту и т.д.), включая формат листа, где размещено(ы) приложение(я) – А3, А2, А1; обязательными остаются требования к оформлению реквизитов такого(их) приложения(й).
Если постановление или распоряжение по основной деятельности Администрации (без приложений) имеет несколько страниц, то они могут нумероваться арабскими цифрами, проставляемыми в нижнем правом углу, начиная со 2-ой страницы.
Если в приложении (приложениях) постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации содержится документ, на который необходимо наложить гриф утверждения, то приложение (приложения) оформляется(ются) с использованием шрифта Times New Roman, кегль 12, выравнивание по правому краю страницы, центрирование по самой длинной строке следующим образом (Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации Шуйского муниципального района
личная подпись И.О. Фамилия
«____»___________20_____ г.
или
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации
Шуйского муниципального района
от «____»______20___ г. №____-п

Если приложение(я) к постановлению или распоряжению по основной деятельности Администрации содержат свои приложения, то в тексте на них делаются ссылки, оформляемые в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению ссылок на приложения к постановлениям или распоряжениям по основной деятельности Администрации. Реквизиты приложений к приложению постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации оформляются с соблюдением требований, предъявленных к оформлению реквизитов приложений к постановлениям или распоряжениям по основной деятельности Администрации с указанием названия документа, приложением к которому они являются.
Например:
Приложение 1
к инструкции по делопроизводству
в Администрации Шуйского муниципального района

Если последняя страница проекта постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации содержит только наименование должности, инициалов и фамилии лица, его подписывающего, а весь текст документа размещен на предыдущей(щих) странице(цах), то направление его на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, не допускается. В целях более компактного оформления документа допускается снижение межстрочного интервала между текстом документа и наименованием должности, инициалов и фамилии лица, его подписывающего, до значения 1,0, либо размещение текста с использованием значения межстрочного интервала 1,2.
Если текст постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации или их приложения содержат табличную форму преставления информации, то возможно её оформление шрифтом Times New Roman, кегль 12.
Размещение текста постановлений или распоряжений по основной деятельности Администрации, их приложений на обеих страницах одного листа не допускается.
Подготовку постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации осуществляют должностные лица структурных подразделений Администрации, к компетенции которых относится вопрос, содержащийся в постановлении или распоряжении по основной деятельности Администрации, с соблюдением настоящих требований и представляют его на согласование, оформляя Лист согласования установленной формы (приложение 2).
Лист согласования оформляется на листе формата А4 (210х297 мм) исключительно в печатном виде.
В случае, если проект документа подготовлен не руководителем структурного подразделения Администрации или не руководителем учреждения, предприятия, организации, то его согласование с руководителем структурного подразделения Администрации, учреждения, предприятия, организации обязательно.
Направление проекта документа на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, без его предшествующего согласования с руководителем структурного подразделения Администрации, учреждения, предприятия, организации; заместителем главы администрации, курирующим данное направление; начальником управления делами и муниципальной службой и комитетом правового обеспечения не допускается.
В случае, если вышеперечисленные должностные лица отсутствуют (отпуск, болезнь, вакансия), то согласование проекта документов осуществляют лица, официально их замещающие или исполняющие их обязанности.
В случае, если в проекте постановления и распоряжения по основной деятельности Администрации содержатся вопросы выделения денежных средств или финансирования Администрации, направление его на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, без предварительного согласования с начальником отдела учета и отчетности – главным бухгалтером не допускается.
Прохождение согласования проекта документа, а также отслеживание работы по его корректировке в случае вынесения замечаний, указанных в листе согласования, осуществляет ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации.
Согласование проектов постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации производится руководителями структурного подразделения Администрации, руководителями учреждений, предприятий, организаций в двухдневный срок, заместителями главы администрации в двухдневный срок, в отдельных случаях – в срок не более 5 дней; комитетом правового обеспечения – в срок не более 10 дней, либо (по поручению главы администрации) срочно.
При завершении процедуры согласования проекта документа (заполнения листа согласования) ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации направляет его на подпись главе администрации или лицу, его замещающего.
После подписания постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации регистрирует его в Журнале постановлений или в Журнале распоряжений (в зависимости от вида утвержденного документа) Администрации (приложение 3), присваивая ему очередной порядковый номер в переделах календарного года с индексом «п»-постановление или «р»-распоряжение по основной деятельности и проставляя дату подписания, оформляемую только цифрами.
Ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации выдает копию постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации должностному лицу, его подготовившего, под роспись в количестве, указанном на Листе согласования в списке рассылки.
Должностное лицо, подготовившее постановление или распоряжение по основной деятельности Администрации, обязано предоставить в управление делами и муниципальной службой администрации 3 его экземпляра и копию в электронном виде.
Ответственность за предоставление необходимого для рассылки количества копий постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации несет должностное лицо, подготовившее документ.
Ответственность за осуществление рассылки постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации несет должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации.
Контроль за исполнением постановлений или распоряжений по основной деятельности Администрации осуществляет должностное лицо, указанное в тексте документа.
В случае, если проект постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации при его экспертизе признан комитетом правового обеспечения Администрации нормативным правовым актом (НПА), то на листе согласования ставится отметка «НПА» и его направление на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, осуществляется только после получения письменного заключения от надзорных органов и комитета правого обеспечения Администрации, в соответствии с Федеральным законом от 17.09.2009 № 172-ФЗ «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (в действующей редакции).
Ответственность за предоставление проекта постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации, являющимся НПА, в надзорные органы и комитет правового обеспечения Администрации, несет должностное лицо, подготовившее проект документа.
Должностное лицо, подготовившее проект документа, направляет его на антикоррупционную экспертизу в срок не более 30 дней до даты его принятия по вопросам, касающимся:
- прав, свобод и обязанностей человека и гражданина;
- государственной и муниципальной собственности, государственной и муниципальной службы, бюджетного, налогового, таможенного, лесного, водного, земельного, градостроительного, природоохранного законодательства, законодательства о лицензировании, а также законодательства, регулирующего деятельность государственных корпораций, фондов и иных организаций, создаваемых Российской Федерацией на основании федерального законодательства;
- социальных гарантий лицам, замещающим (замещавшим) государственные или муниципальные должности, должности государственной или муниципальной службы.
Если проект постановления или распоряжения по основной деятельности затрагивает вопросы водного, лесного, земельного, градостроительного и природоохранного законодательства, законодательства о лицензировании, то он в обязательном порядке подлежит согласованию с Ивановской межрайонной природоохранной прокуратурой.
Ответственность за предоставление проекта постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации в Ивановскую межрайонную природоохранную прокуратуру и комитет правового обеспечения Администрации, несет должностное лицо, подготовившее проект документа.
Должностное лицо, подготовившее проект документа, признанный нормативным правовым актом, в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы институтами гражданского общества и гражданами размещает его электронную версию на официальном интернет-сайте Администрации в течение рабочего дня, соответствующего дню направления на согласование данного проекта (срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы не может быть менее 3-х дней).
Ответственность за размещение электронной версии проекта постановления или распоряжения по основной деятельности Администрации на официальном интернет-сайте Администрации Шуйского муниципального района несет ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой.
Хранение оригиналов постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации, а также журналов постановлений и распоряжений по основной деятельности Администрации осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области или его правопреемника на текущий календарный год, и подлежит, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации в области архивного дела.

4.1.2. Подготовка проектов распоряжений по личному составу и кадрам Администрации Шуйского муниципального района, их согласование, утверждение, регистрация и контроль
К распоряжениям Администрации по личному составу относятся следующие: распоряжения Администрации, подготавливаемые в отношении главы администрации Шуйского муниципального района; лиц, представителем нанимателя (работодателем) для которых является глава администрации Шуйского муниципального района; лиц, замещающих муниципальные должности Администрации; иных лиц, для которых Администрация в лице главы администрации Шуйского муниципального района является работодателем; касающиеся вопросов поступления на муниципальную службу (далее – муниципальная служба), прохождения, назначения на должность муниципальной службы, освобождения от замещаемой должности муниципальной службы, увольнения муниципального служащего с муниципальной службы, приема, увольнения и перевода; присвоения классных чинов муниципальной службы; назначения и освобождения от осуществления деятельности первых заместителей главы администрации Шуйского муниципального района и заместителей главы администрации Шуйского муниципального района; премирования и иных выплат, поощрений (за исключением распоряжений о награждении наградами Шуйского муниципального района); установления ежемесячных надбавок к должностному окладу за особые условия муниципальной службы, выслугу лет на муниципальной службе, надбавок к должностному окладу граждан, допущенных к государственной тайне на постоянной основе, возложения исполнения обязанностей временно отсутствующего лица, совмещения должностей.
К распоряжениям Администрации по кадрам относятся следующие: распоряжения Администрации, подготавливаемые в отношении главы администрации Шуйского муниципального района; лиц, представителем нанимателя (работодателем) для которых является глава администрации Шуйского муниципального района; лиц, замещающих муниципальные должности Администрации; иных лиц, для которых Администрация в лице главы администрации Шуйского муниципального района является работодателем; касающиеся вопросов установления стажа муниципальной службы, включения в стаж муниципальной службы периодов замещения отдельных должностей руководителей и специалистов на предприятиях, в учреждениях и организациях, опыт и знание работы в которых необходимы муниципальным служащим для выполнения должностных обязанностей в соответствии с должностными инструкциями (далее – отдельные должности) (за исключением включения в стаж муниципальной службы периодов замещения отдельных должностей для назначения пенсии за выслугу лет); предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков без сохранения денежного содержания и иных отпусков, утверждения графика отпусков; направления в служебные командировки; дисциплинарных взысканий и служебных проверок; переименования (сокращения) должностей муниципальной службы, оказания материальной помощи, замены денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска; направления на профессиональную переподготовку, повышение квалификации или стажировку; изменения учетных персональных данных; проведения квалификационных экзаменов и аттестаций; проведения конкурсов на замещение вакантных должностей и для включения граждан (муниципальных служащих) в кадровый резерв.
Подготовку проектов распоряжений Администрации по личному составу и кадрам осуществляет ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации.
Основаниями для подготовки проектов распоряжений Администрации по личному составу и кадрам являются личные заявления сотрудников аппарата Администрации, ходатайства о поощрении, премировании или наложении дисциплинарного взыскания, сведения, предоставляемые сотрудниками аппарата Администрации о периоде планируемых отпусков, изменении существенных условий труда; официальные вызовы сотрудников аппарата Администрации на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные курсы повышении квалификации; официальные приглашения сотрудников аппарата Администрации к участию в выездных совещаниях, конференциях, симпозиумах и т.д.; производственная необходимость, обуславливающая вызов сотрудника аппарата Администрации на работу в выходные и(или) праздничные дни.
Личные заявления сотрудников аппарата Администрации заполняются на листах формата А4 собственноручно в соответствии с их образцами (приложение 4) и подлежат обязательному согласованию с руководителем структурного подразделения (если оно написано не самим руководителем), заместителем главы администрации, курирующим данное направление и начальником отдела учета и отчетности – главным бухгалтером (за исключением заявлений, написанных руководителями структурных подразделений, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и наделенных правами юридического лица, или заместителями главы администрации).
Ходатайства оформляются руководителями структурных подразделений Администрации или заместителями главы администрации на имя главы администрации или лица, его замещающего, заполняются в печатном виде в произвольной форме и подлежат согласованию с заместителем главы администрации, курирующим данное направление (если оно написано не заместителем главы администрации), и начальником отдела учета и отчетности – главным бухгалтером (за исключением заявлений, написанных руководителями структурных подразделений, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и наделенных правами юридического лица).
Согласование заявления или ходатайства производится   руководителем структурного подразделения, заместителем главы администрации, курирующим данное направление, и начальником отдела учета и отчетности – главным бухгалтером, оформляется на заявлении в виде визы, проставляемой в нижней части листа на свободном от текста заявления поле: «Согласовано», подпись, фамилия, инициалы».
Ответственность за согласование заявления или ходатайства несет лицо, его написавшее.
Направление заявления или ходатайства на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, без предварительного согласования с вышеуказанными должностными лицами, не допускается.
В случае отсутствия вышеуказанных должностных лиц (отпуск, болезнь, вакансия), согласование заявления или ходатайства производят должностные лица, официально замещающие или исполняющие обязанности руководителей структурных подразделений, заместителей главы администрации и начальника отдела учета и отчетности-главного бухгалтера.
После завершения процедуры согласования заявление или ходатайство направляется на рассмотрение главе администрации или лицу, его замещающего.
Исключение составляют уведомления, подаваемые работниками Администрации на имя главы администрации о нарушении законодательства, о склонении к коррупционным действиям, о выполнении, во время прохождения муниципальной службы, иной оплачиваемой работы и другие. Данные виды документов, оформляемые на листах формата А4 по формам согласно приложению 5, подаются главе администрации в рукописном или печатном видах непосредственно, без прохождения процедуры согласования.
Официальные вызовы сотрудников аппарата Администрации на курсы повышения квалификации, а также приглашения сотрудников аппарата Администрации к участию в выездных конференциях, совещаниях, симпозиумах и т.д. признаются легитимными, если они оформлены на бланке организации, учреждения, предприятия, содержат выходные данные (исходящий регистрационный номер, дату регистрации), скреплены подписью должностного лица.
Поступившие в Администрацию официальные вызовы и приглашения подлежат обязательной регистрации в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и направляются на рассмотрение главе администрации или лицу, его замещающего.
Глава администрации или лицо, его замещающее, рассматривает заявление, ходатайство, официальный вызов или приглашение и накладывает в верхней левой части заявления резолюцию.
Ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой в соответствии с резолюцией главы администрации или лица, его замещающего (в случае положительного решения вопроса), готовит проект в соответствии с постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в действующей редакции) или, в случае отсутствия требуемой формы в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1, на бланке распоряжения Администрации по основной деятельности с соблюдением всех требований, предъявленных к подготовке распоряжения Администрации по основной деятельности с соблюдением типа и размера шрифта (Times New Roman,кегль 14) (приложение 1).
Размещение текста распоряжений по личному составу и кадрам Администрации, а также их приложений на обеих страницах одного листа не допускается.
Если последняя страница проекта распоряжения по личному составу и кадрам Администрации содержит только наименование должности, инициалов и фамилии лица, его подписывающего, а весь текст проекта документа размещен на предыдущей (щих) странице (цах), то направление его на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, не допускается. В целях более компактного оформления документа допускается снижение межстрочного интервала между текстом документа и наименованием должности, инициалов и фамилии лица, его подписывающего, до значения 1,0, либо размещение текста распоряжения с использованием значения межстрочного интервала 1,2.
В случае наличия приложения (ий) к распоряжению по личному составу и кадрам Администрации, они оформляются в соответствии с требованиями оформления приложения(й) к постановлениям и распоряжениям по основной деятельности Администрации, указанными в настоящей Инструкции.
Ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации подготовленный проект распоряжения вместе с заявлением или ходатайством направляет на подпись главе администрации или лицу, его замещающего.
После подписания распоряжения главой администрации или лицом, его замещающим, оно регистрируется ответственным должностным лицом управления делами и муниципальной службой в Журналах распоряжений Администрации по личному составу и кадрам (приложение 6) с проставлением на его бланке порядкового номера с индексом «лс» - по личному составу или «к» - по кадрам в пределах календарного года и датой принятия, проставляемой исключительно цифрами.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой знакомит сотрудника аппарата Администрации, в отношении которого принято распоряжение, с текстом распоряжения под роспись в журналах распоряжений Администрации по личному составу и кадрам и отметкой о получении второго экземпляра распоряжения на руки на его бланке (при необходимости).
Контроль за исполнением распоряжений Администрации по личному составу и кадрам несет ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации.
Хранение оригиналов распоряжений Администрации по личному составу и кадрам, а также журналов распоряжений по личному составу и кадрам осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области или его правопреемником на текущий календарный год, и подлежит, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации в области архивного дела.

4.1.3. Опубликование муниципальных правовых актов
Администрации Шуйского муниципального района
Муниципальные правовые акты Администрации направляются управлением делами и муниципальной службой Администрации для официального опубликования в «Вестнике Шуйского муниципального района», если в самом муниципальном правовом акте не определен иной порядок или срок их опубликования. В обязательном порядке подлежат опубликованию муниципальные правовые акты, признанные нормативно-правовыми актами.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации по мере издания правовых актов:
согласовывает 4 числа каждого месяца с главой Шуйского муниципального района объем очередного выпуска Вестника Шуйского муниципального района;
составляет к 5 числу каждого месяца перечень муниципальных правовых актов, подлежащих опубликованию в «Вестнике Шуйского муниципального района»;
направляет 5 числа каждого месяца перечень муниципальных правовых актов и нормативно-правовые акты, подлежащие официальному опубликованию в «Вестнике Шуйского муниципального района», и их электронные копии главе Шуйского муниципального района;
-   проверяет соответствие опубликованных текстов муниципальных правовых актов подписанным муниципальным правовым актам;
-   проставляет соответствующие отметки об опубликовании муниципальных правовых актов (дата и название издания) в журналах регистрации муниципальных правовых актов (постановлений и распоряжений по основной деятельности).
При необходимости срочного опубликования муниципального правового акта начальник управления делами и муниципальной службой Администрации согласовывает его опубликование с главой Шуйского муниципального района и обеспечивает оперативную доставку муниципального правового акта в выпускающую организацию.
Издания Вестника Шуйского муниципального района, в котором состоялось официальное опубликование муниципальных правовых актов, хранятся в управлении делами и муниципальной службой Администрации.
Обязательному опубликованию подлежат проекты трудовых договоров (контрактов) с муниципальными служащими, заключаемые при объявлении конкурса на замещение должностей муниципальной службы, неотъемлемой частью которых является должностная инструкция.

4.2. Подготовка трудовых договоров (контрактов), должностных инструкций, их согласование и подписание, формирование
личных дел сотрудников, ведение личных карточек и трудовых книжек сотрудников, работа с их персональными данными
При приеме на работу в Администрацию лиц на должности, отнесенные к должностям муниципальной службы и должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации готовит проект трудового договора (контракта) с вновь принятым работником в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, в соответствии с Положениями Трудового кодекса Российской Федерации (в действующей редакции).
Трудовой договор (контракт) не нумеруется, составляется на листах формата А4 с использованием шрифта Times New Roman, кегль 12.
Наименование трудового договора (контракта) выделяется полужирным шрифтом и размещается в верхней части его первой страницы по центру.
Полужирным шрифтом выделяются названия разделов трудового договора (контракта), имеющих нумерацию римскими цифрами, начиная с I-ой.
Все пункты трудового договора (контракта) имеют сквозную нумерацию и проставляются арабскими цифрами, начиная с первого пункта раздела I трудового договора (контракта).
Полужирным шрифтом и подчеркиванием выделяются дата заключения трудового договора (контракта), фамилия, имя, отчество лица, с которым заключается трудовой договор, наименование, группа и тип должности, условия оплаты труда, срок действия трудового договора (контракта), период испытательного срока, иные условия трудового договора (контракта), наименование сторон, участвующих в заключении трудового договора (контракта).
Трудовой договор имеет унифицированную структуру и подготавливается согласно приложению 7.
В случае, если трудовой договор (контракт) заключается с лицом на должность, не отнесенную к должностям муниципальной службы, и некоторые разделы его структуры являются лишними, то возможна подготовка его проекта в более сжатом виде по усмотрению ответственных сотрудников управления делами и муниципальной службой и комитета правого обеспечения Администрации.
Страницы трудового договора (контракта) могут нумероваться арабскими цифрами, начиная со 2-ой страницы, проставляемыми в нижнем правом углу страницы.
Если последняя страница трудового договора (контракта) содержит только реквизиты и подписи сторон, его заключающих, а весь текст документа размещен на предыдущих страницах, то направление его на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, не допускается. В целях рационального оформления документа допускается размещение текста трудового договора (контракта) с использованием значения межстрочного интервала 1,2.
При любых изменениях условий труда муниципального служащего/работника, его прав и обязанностей, условий оплаты его труда, а также прав и обязанностей представителей нанимателя, должности или структурного подразделения, поручения муниципальному служащему/работнику дополнительной работы путем совмещения профессий (должностей) с муниципальным служащим/работником заключаются дополнительные соглашения к трудовому договору (контракту).
Дополнительные соглашения оформляются на листах формата А4 с соблюдением те же требований настоящей Инструкции, которые предъявляются к подготовке, согласованию и утверждению трудовых договоров (контрактов), и нумеруются, начиная с первого, арабскими цифрами.
Например:
Дополнительное соглашение №1
к трудовому договору (контракту)
от «____»________ 20____ г. б/н

Число, месяц, год

Дополнительные соглашения должны содержать преамбулу (информацию о сторонах, его заключивших) и только те сведения, которые претерпели изменения по отношению к трудовому договору (контракту), а также сведения о количестве его экземпляров и вступлении в силу.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации, подготовивший дополнительные соглашения и согласовавший их с муниципальным служащим/работником, комитетом правового обеспечения Администрации, направляет их на подпись главе администрации или лицу, его замещающего.
После подписания дополнительных соглашений главой администрации или лицом, его замещающим, ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации знакомит муниципального служащего/работника с дополнительными соглашениями под роспись и выдает ему вторые экземпляры дополнительных соглашений на руки.
В случае, если изменения касаются значительной части трудового договора (контракта), то трудовой договор (контракт) с муниципальным служащим/работником в новой редакции оформляется как приложение к очередному дополнительному соглашению с соблюдением требований настоящей Инструкции, предъявленных к подготовке, согласованию и утверждению трудовых договоров (контрактов) и дополнительных соглашений.
После получения согласования трудового договора (контракта) в комитете правового обеспечения Администрации (виза должностного лица проставляется в виде подписи и расшифровки на последнем листе первого экземпляра трудового договора (контракта)), ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации направляет его на утверждение (подписание) главе администрации.
После подписания трудового договора (контракта) главой администрации ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации знакомит муниципального служащего/работника с ними под роспись и выдает ему второй экземпляр трудового договора (контракта) на руки.
Неотъемлемой частью трудового договора (контракта) является должностная инструкция, утверждаемая главой администрации и подлежащая согласованию с комитетом правого обеспечения, управлением делами и муниципальной службой Администрации и заместителем главы администрации, курирующим данное направление.
Должностная инструкция, согласованная вышеназванными должностными лицами и утвержденная главой администрации подлежит обязательному ознакомлению с работником.
Должностная инструкция является обезличенным документом, хранящимся в управлении делами и муниципальной службой Администрации постоянно и утверждаемая вне зависимости от конкретного лица, замещающего должность.
Подготовка, согласование и утверждение должностной инструкции производится при введении (утверждении) должности в структуре Администрации.
Даты согласования должностной инструкции не должны быть позже даты её утверждения, дата ознакомления муниципального служащего (работника) с должностной инструкцией не должна быть ранее даты ее утверждения.
Должностные инструкции не нумеруются.
Должностная инструкция оформляется на листах формата А4 с использованием шрифта Times New Roman, кегль 12.
Должностная инструкция имеет унифицированную структуру и форму согласно приложению 8.
Разделы должностной инструкции выделяются полужирным шрифтом, размещаются по центру и имеют нумерацию римскими цифрами, начиная с I-ой.
Страницы должностной инструкции могут нумероваться арабскими цифрами, начиная со 2-ой страницы, проставляемыми в нижнем правом углу страницы.
Ответственность за подготовку должностной инструкции, ее корректировку и изменение несет руководитель того структурного подразделения Администрации, в штате которого, согласно утвержденного в установленном порядке штатного расписания числится муниципальный служащий/работник.
Ответственность за корректировку должностной инструкции и её изменение несет руководитель того структурного подразделения Администрации, в штате которого числится муниципальный служащий/работник, за исключением случаев, когда изменения касаются наименования должности, её положения в реестре или квалификационном справочнике должностей, структуре Администрации.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации, подготовив проект должностной инструкции, предоставляет ее на согласование последовательно в комитет правового обеспечения, управление делами и муниципальной службой Администрации и, в случае наличия замечаний, исправляет их и вновь представляет на согласование.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации, согласовав после комитета правового обеспечения проект должностной инструкции, направляет его на согласование заместителю главы администрации, курирующему данное направление, а далее – на подпись главе администрации.
При необходимости изменения положений должностной инструкции последняя утверждается в новом варианте с указанием новой даты её утверждения. Подготовка и согласование нового варианта должностной инструкции осуществляется с учетом требований настоящей Инструкции, предъявленных к подготовке, согласованию и утверждению должностной инструкции.
Первый экземпляр трудового договора (контракта), первые экземпляры дополнительных соглашений к нему с отметкой муниципального служащего/работника о получении второго экземпляра на руки и визой комитета правового обеспечения вместе с должностной инструкцией приобщаются к формируемому личному делу муниципального служащего/работника Администрации.
Ведение личного дела муниципального служащего/работника Администрации и работа с его персональными данными осуществляется на основании Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (в действующей редакции).
Унифицированными формами документов, приобщаемых к личному делу муниципального служащего/работника, являются лист ознакомления работника с личным делом, вспомогательная форма №1 к личному делу форма «Дополнение», анкета (форма №2), согласие на обработку персональных данных, оформляемыми в соответствии с приложением 9.
Личные дела имеют сплошную нумерацию и учитываются в журнале личных дел, заполняемого по форме согласно приложению 10.
Ведение личных дел муниципальных служащих /работников Администрации производится в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом Российской Федерации от 22.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (в действующей редакции), Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (в действующей редакции), Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188 ( в действующей редакции), Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 « Об утверждении положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (в действующей редакции), и иными нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации.
Под персональными данными муниципального служащего/работника понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни муниципального служащего/работника, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле муниципального служащего либо подлежащие включению в его личное дело.
Персональные данные муниципального служащего/работника относятся к конфиденциальной информации, порядок работы с которой регламентирован действующим законодательством РФ и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.
Представитель нанимателя в лице главы администрации, либо его представители, осуществляющие полномочия нанимателя, обеспечивают защиту персональных данных муниципальных служащих/работников, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.
Глава администрации определяет лиц, как правило, из числа сотрудников отдела учёта и отчётности и управления делами и муниципальной службой, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципальных служащих/работников Администрации Шуйского муниципального района и несущих ответственность в соответствии с действующим законодательством за нарушение режима защиты этих персональных данных (далее - лица, ответственные за работу с персональными данными).
При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных муниципального служащего/работника лица, ответственные за работу с персональными данными, обязаны соблюдать следующие требования:
- обработка персональных данных муниципального служащего/работника осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия муниципальному служащему/работнику в прохождении муниципальной службы/работы, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности муниципального служащего/работника и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества муниципального органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
-      персональные данные следует получать лично у муниципального служащего/работника. В случае возникновения необходимости получения персональных данных муниципального служащего у третьей стороны следует известить об этом муниципального служащего/работника заранее, получить его письменное согласие и сообщить муниципальному служащему/работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
-      запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу муниципального служащего/работника не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
-    при принятии решений, затрагивающих интересы муниципального служащего/работника, запрещается основываться на персональных данных муниципального служащего/работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
- защита персональных данных муниципального служащего/работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Администрации Шуйского муниципального района в порядке, установленном федеральными законами;
- передача персональных данных муниципального служащего/работника третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом;
- хранение персональных данных осуществляется в помещениях, специально оборудованных сейфами.
В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах муниципальных служащих/работников, муниципальные служащие/работники имеют право:
- получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);
- осуществлять свободный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
- требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона (персональные данные оценочного характера муниципальный служащий/работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения);
- требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные муниципального служащего/работника, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;
- обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных муниципального служащего/работника.
Муниципальный служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого муниципального служащего/работника, несет ответственность в соответствии с Федеральным законом и другими федеральными законами.
Лица, ответственные за работу с персональными данными, вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные муниципальных служащих/работников с их согласия, оформленного в виде Заявления о согласии на использование персональных данных в целях ведения кадровой работы (приложение 9).
В соответствии со статьей 31 Федерального закона от 02.03. 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (в действующей редакции) на основе персональных данных муниципальных служащих в администрации Шуйского муниципального района формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры муниципальных служащих.
Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные муниципальных служащих при формировании кадрового резерва.
В личное дело муниципального служащего/работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу/работу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы/работы. Личное дело муниципального служащего/работы ведется ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой в соответствии с его должностной инструкцией.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой, уполномоченный на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих/работников, может привлекаться в соответствии со ст. 90 Трудового кодекса Российской Федерации и иными нормативными актами, действующими на территории Российской Федерации, к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих/работников, установленного настоящим Положением.
Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих/работников, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих/работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
К личному делу муниципального служащего/работника приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу/работу;
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки и документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
- копии документов об образовании, в том числе профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии решений о награждении государственными наградами, местными и региональными грамотами и званиями, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий , об объявление благодарностей (если таковые имеются);
- копия распоряжения Администрации Шуйского муниципального района о назначении на должность муниципальной службы/ о приеме на работу;
- экземпляр трудового договора (контракта), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
- копии документов о переводе муниципального служащего/работника на иную должность муниципальной службы/работу, о временном замещении им иной должности муниципальной службы/выполнении иной работы;
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копии распоряжений об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы/работы, о прекращении трудового договора или его приостановлении;
- аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
- экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков, умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы;
- копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина, квалификационного разряда;
- копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
-   копии решений о поощрении муниципального служащег/работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
-   копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, если такая проводилась;
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, его супруга(и) и несовершеннолетних детей( при поступлении на муниципальную службу, а в дальнейшем ежегодно);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у муниципального служащего заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или её прохождению;
- заявление о согласии на использование персональных данных
В личное дело муниципального служащего/работника вносятся также письменные объяснения муниципального служащего/работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего/работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Учётные данные муниципальных служащих/работников хранятся управлением делами и муниципальной службой. Управление делами и муниципальной службой обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
В случае изменения сведений, составляющих персональные данные (фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, сведения об образовании, семейном положении, состоянии здоровья (при выявлении противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором) и т.п.), муниципальный служащий/работник обязан в течение 15 календарных дней сообщить об этом лицам, ответственным за работу с персональными данными муниципальных служащих.
Доступ к персональным данным предоставляется при получении письменного запроса, завизированного главой администрации.
Право доступа к персональным данным муниципальных служащих/работников без получения специального разрешения имеют:
- глава администрации Шуйского муниципального района;
- муниципальный служащий - носитель этих данных;
- лица, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципальных служащих/работников и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.
Личные дела муниципальных служащих не подлежат выносу за пределы управления делами и муниципальной службой.
К личному делу муниципального служащего/работника Администрации при его увольнении из Администрации приобщается Личная карточка, заполняемая с момента поступления муниципального служащего/работника в Администрацию по форме, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в действующей редакции).
Средствам массовой информации по запросам редакций предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих:
- декларированный годовой доход;
- перечень объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
- перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности.
Данные сведения предоставляются на основании данных, имеющихся на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:
а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, кроме указанных в настоящей инструкции;
б) данные о супруге, детях и иных членах семьи муниципального служащего;
в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации муниципального служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов семьи;
г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании.
Трудовая книжка муниципального служащего/работника при его приеме в Администрацию сдается на хранение ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой Администрации и заполняется (ведется) им в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в действующей редакции) и постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 г. № 69 «Об Инструкции по заполнению трудовых книжек» (в действующей редакции).
При приеме муниципального служащего/работника в Администрацию и при его увольнении (прекращении с ним трудового договора (контракта)) из Администрации делается соответствующая запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, заполняемой по форме в соответствии с приложением 11.
При возникновении необходимости у муниципального служащего/работника в получении своей трудовой книжки на руки им составляется заявление в свободной форме на имя главы администрации или лица, его замещающего, с просьбой о выдачи трудовой книжки на руки, указанием сроков и целей её использования. Заявление подлежит регистрации в установленном порядке, и после рассмотрения главой администрации или лицом, его замещающим, поступает ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой Администрации.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой Администрации выдает муниципальному служащему/работнику его трудовую книжку на руки, делая об этом отметку в заявлении и Книге учета временной выдачи трудовых книжек на руки, заполняемом по форме согласно приложению 12.
Ответственность за сохранность трудовой книжки на время её выдачи на руки муниципальному служащему/работнику Администрации несет муниципальный служащий/работник, ее получивший.
При приеме муниципального служащего/работника в Администрацию ему выдается форменное пронумерованное удостоверение, о чем ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой Администрации, выдавшем удостоверение, делается запись в Журнале учета удостоверений Администрации, заполняемого по Фоме согласно приложению 13.
Удостоверение является документом, подтверждающим, что гражданин является муниципальным служащим/работником Администрации.
Срок, на который выдается удостоверение, не может превышать 5 лет.
Удостоверение представляет собой книжечку размером 7х21 см в твердой обложке темно-красного цвета, сгибаемой по центру, на внешней стороне которой содержится надпись «Удостоверение», выполненная прописными буквами с использованием тиснения золотого цвета.
Внутренние стороны удостоверения оформляются на типовых бланках в соответствии с приложением 13.
Ответственность за сохранность удостоверения несет муниципальный служащий/работник Администрации, получивший его. В случае утраты (порчи) удостоверения муниципальный служащий/работник подает на имя главы администрации заявление о выдаче нового удостоверения, в котором указывает причину утери (порчи).
При изменении должности муниципального служащего/работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает, прежнее удостоверение изымается и уничтожается по акту и выдается новое удостоверение, о чем ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой Администрации, изъявшем прежнее и выдавшем новое удостоверение, делается запись в журнале учета Удостоверений Администрации.
При увольнении муниципального служащего/работника (прекращении трудового договора (контракта)) его удостоверение изымается и уничтожается по акту, о чем ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой, изъявшем Удостоверение, делается запись в журнале учета удостоверений Администрации.
Хранение личных дел сотрудников Администрации, журнала личных дел, журнала учета удостоверений Администрации осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области или его правопреемником на текущий календарный год, и подлежит, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации в области архивного дела.

4.3.   Подготовка и проведение аппаратных совещаний при главе администрации Шуйского муниципального района,
оформление их результатов
Аппаратные совещания при главе администрации (далее – аппаратные совещания) проводятся по мере необходимости, но не реже 1-ого раза в неделю.
На аппаратных совещаниях в обязательном порядке присутствуют заместители главы администрации, руководители управления делами и муниципальной службой, комитета правового обеспечения, отдела учета и отчетности, пресс-секретарь Администрации или лица, их замещающие или исполняющие их обязанности. К участию в аппаратных совещаниях, по поручению главы администрации, могут приглашаться другие сотрудники Администрации.
Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях при главе администрации определяются, исходя из полномочий администрации, в соответствии с федеральными законами, законами Ивановской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ивановской области, указами, распоряжениями и поручениями Губернатора, постановлениями и распоряжениями администрации Шуйского муниципального района, поручениями главы администрации, планами и программами работы администрации.
По результатам рассмотрения и обсуждения на аппаратном совещании вопросов, информаций заместителей главы оформляется протокол аппаратного совещания. Ведение протокола поручается ответственному сотруднику управлению делами и муниципальной службой в соответствии с требованиями, предъявленными в п.4.5. настоящей Инструкции. Протокол аппаратного совещания имеет только внутреннюю нумерацию. В день проведения аппаратного совещания в срок до окончания рабочего дня протокол обрабатывается с учетом данных главой администрации поручений и направляется на подпись главе администрации.
По окончании редактирования и внесения изменений и добавлений протокол подписывается главой администрации и направляется заместителям главы администрации, руководителям комитета правового обеспечения и отдела учета и отчетности.
На заместителей главы администрации возлагается обязанность по информированию о ходе выполнения поручений и принятых решений в соответствии с распределением должностных обязанностей.

4.4. Подготовка и проведение заседаний глав администраций муниципальных образований Шуйского муниципального района (глав администраций поселений), оформление их результатов
Заседания глав администраций муниципальных образований Шуйского муниципального района (глав администраций поселений) (далее – заседания глав администраций поселений) проводится еженедельно, как правило, в среду, по вопросам, отнесенным к компетенциям Администрации Шуйского муниципального района и администрациям поселений.
На заседании глав администраций поселений в обязательном порядке присутствуют глава администрации Шуйского муниципального района, заместители главы администрации или лица, их замещающие, руководители управления делами и муниципальной службой и комитета правового обеспечения или лица, их замещающие, главы администраций поселений или лица, их замещающие, пресс-секретарь Администрации.
К участию в заседаниях глав администраций поселений, в зависимости от повестки дня, могут приглашаться другие сотрудники Администрации Шуйского муниципального района, руководители и специалистов государственных, муниципальных и негосударственных учреждений, предприятий, организаций, индивидуальные предприниматели.
Ответственность за формирование повестки дня заседания глав администраций поселений несет руководитель управления делами и муниципальной службой и формирует её в зависимости от пожеланий и предложений глав администраций поселений, руководителей структурных подразделений Администрации Шуйского муниципального района, запросов от руководителей государственных муниципальных и негосударственных учреждений, предприятий, организаций, индивидуальных предпринимателей.
Сформированная повестка дня заседания глав муниципальных образований при необходимости уточняется и утверждается (подписывается) главой администрации Шуйского муниципального района или лицом, его замещающим, и подлежит рассылке в администрации поселений в срок не превышающий 1 дня до дня проведения заседания.
Ответственность за рассылку утвержденной повестки дня в администрации поселений с использованием линий факсимильной, почтовой или электронной связи, а также явку на заседание лиц, непосредственно участвующих в обсуждении заявленных вопросов, несет руководитель управления делами и муниципальной службой.
Заседания глав администраций поселений проводятся под председательством главы администрации Шуйского муниципального района или лица, его замещающего, в здании Администрации Шуйского муниципального района или на территории одного из поселений.
Во время проведения заседания ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой ведется протокол, оформляемый и подлежащий регистрации в соответствии с требованиями п.4.5. настоящей Инструкции.
Протокол заседания глав администраций поселений дорабатывается в течение того рабочего дня, когда было проведено заседание, утверждается (подписывается) председательствующим на заседании и в обязательном порядке по линии факсимильной связи рассылается в администрации поселений, а также лично вручается заместителям главы администрации Шуйского муниципального района и руководителю комитета правового обеспечения   для исполнения.
Ответственность за отслеживание хода исполнения пунктов протокола с обозначенным конкретным сроком исполнения несет должностное лицо Администрации Шуйского муниципального района, инициировавшее обсуждение вопроса, по которому было принято и запротоколировано конкретное решение.

4.5. Подготовка проектов протоколов заседаний постоянно или временно действующих при Администрации комиссий, советов, совещаний и др., возглавляемых главой Администрации и (или) его заместителями, а также начальником управления делами и муниципальной службой и иными должностными лицами, их согласование, утверждение, регистрация и контроль
Подготовку проектов протоколов заседаний, постоянно или временно действующих при Администрации комиссий, советов, совещаний и др., возглавляемых главой администрации и (или) его заместителями, а также начальником управления делами и муниципальной службой и иными должностными лицами, за исключением аппаратных совещаний при главе администрации, осуществляется ответственными секретарями (секретарями) данных комиссий, советов, совещаний, персональный состав которых, а также положение о которых (регламент) должен быть утвержден в установленном порядке муниципальным правовым актом Администрации Шуйского муниципального района (постановление, распоряжение по основной деятельности).
В течение срока не более 5 рабочих дней с момента проведения постоянно или временно действующих при Администрации комиссий, советов, совещаний и др., возглавляемых главой администрации и (или) его заместителями, а также начальником управления делами и муниципальной службой и иными должностными лицами, ответственный секретарь (секретарь) комиссии или должностное лицо, являющееся секретарем прошедшего заседания, составляет проект протокола проведения комиссии, совета, совещания и др., подписывает его и направляет на согласование должностному лицу Администрации, являющемуся председателем данной комиссии, совета, совещания и др. или официально являвшегося председателем прошедшего заседания комиссии, совета, совещания и др. по форме согласно приложению 14.
Должностное лицо Администрации, являющееся председателем данной комиссии, совета, совещания и др., или официально являющееся председателем прошедшего заседания комиссии, совета, совещания и др. согласует проект протокола (ставит свою подпись под проектом протокола) или направляет его на доработку, после которой процедура согласования проекта протокола повторяется.
Подготовка проектов протоколов заседаний, постоянно или временно действующих при Администрации комиссий, советов, совещаний и др., возглавляемых главой администрации и (или) его заместителями, а также начальником управления делами и муниципальной службой и иными должностными лицами, за исключением аппаратных совещаний при главе администрации осуществляется строго на листе формата А4 с соблюдением размеров страницы (сверху и снизу – 2см, слева – 3 см, справа – 1,5 см; выравнивание наименования документа, должности и фамилии, инициалов председательствующего и вопросов, рассмотренных на заседании, (совещании) – по центру, текста документа – по ширине), типа и размера шрифта (Times New Roman, кегль 14), отступа от красной строки (1,0) и межстрочных интервалов (в тексте документа – 1,0; между наименованием документа и его номером и датой проведения заседания (совещания); между номером протокола, датой проведения заседания (совещания) и должностью, фамилией, инициалами председательствующего; между фамилией, инициалами председательствующего и перечислениями присутствующих и приглашенных; между перечислением присутствующих, приглашенных и вопросом, а также между вопросами заседания (совещания) – 1,0; между текстом документа и наименованием инициалов и фамилии председательствующего – 3,0, между наименованием инициалов и фамилией председательствующего и наименованием инициалов и фамилии секретаря, а также между наименованием инициалов и фамилии секретаря и наименованием инициалов и фамилий членов комиссии – 1,0).
Полужирным шрифтом прописываются: наименование протокола; слова «комиссия (совещание, совет) решила (о) (ил)» без их переноса на следующую строку; наименование статуса, инициалов и фамилии лиц, подписавших протокол.
Наименование статуса лиц, подписавших документ, размещается от левого края страницы и центрируется относительно нижней строки; инициалы и фамилии лиц, подписавших протокол (без пробела между инициалами и фамилиями), размещаются от правого края страницы на нижней строке наименовании должности.
Подписанный должностным лицом Администрации, являющимся председателем данной комиссии, совета, совещания и др., или официально являвшимся председателем прошедшего заседания комиссии, совета, совещания и др. проект протокола считается утвержденным и направляется в 2-х экземплярах на регистрацию ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой в журнале протоколов заседаний, постоянно или временно действующих при Администрации комиссий, советов, совещаний и др., возглавляемых главой администрации и (или) его заместителями, а также начальником управления делами и муниципальной службой и иными должностными лицами, заполняемом по форме согласно приложению 15.
Ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой на первой странице протокола ставит штамп «Администрация Шуйского муниципального района Зарегистрировано «_____»________20____ г., регистрационный номер ______» заполняет его, проставляя дату регистрации протокола и его последовательный номер в пределах календарного года с индексом «пр» и скрепляет подписи председательствующего и секретаря оттиском печати Администрации с изображением герба Шуйского муниципального района и отметкой «Для документов».
Первый экземпляр зарегистрированного протокола остается в управлении делами и муниципальной службой, второй экземпляр под роспись отдается секретарю, его подготовившего.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, в верхнем правом углу первого листа протокола проставляются пометка «Для служебного пользования. Не для печати. Снятие копий запрещено» и номер экземпляра.
Рассылку протоколов осуществляет ответственный секретарь (секретарь) комиссии, совета, совещания и др.
Если на заседании (совещании) было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола, оформляемых в соответствии с правилами оформления протоколов и подписываемых только ответственным секретарем (секретарем) комиссии, совета, совещания и др. При оформлении выписки из протокола ее заголовок оформляется как «Выписка из протокола заседания (совещания)___________________________________________________» и раскрываются только сущность того вопроса и решение по итогам его рассмотрения, которые интересуют адресата.
Хранение протоколов, а также журналов протоколов осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации Шуйского муниципального района, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области на текущий календарный год, и подлежит, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации Шуйского муниципального района в области архивного дела.

4.6. Подготовка проектов писем, обращений, запросов, представлений, ходатайств, уведомлений, справок, доверенностей и др., направляемых в адрес юридических, физических лиц, а также должностных лиц федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ивановской области, территориальных органов Федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных учреждений, организаций, предприятий, представителей депутатского корпуса, их согласование, утверждение, регистрация и контроль
Подготовка проектов писем, обращении, запросов, представлений, ходатайств, уведомлений, справок, доверенностей и др. (в дальнейшем – документов), направляемых в адрес юридических, физических лиц, а также должностных лиц федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ивановской области, территориальных органов Федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных учреждений, организаций, предприятий, представителей депутатского корпуса, их согласование осуществляют должностные лица Администрации, именуемые в дальнейшем «Исполнители», к должностным обязанностям которых относится затрагиваемый в письме, обращении, запросе, представлении, уведомлении, справке, доверенности и др. вопрос.
Исполнитель документа готовит его на официальном бланке письма Администрации, утвержденного в соответствии с требованиями    Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) (приложение 16).
Документ оформляется на листе формата А4 с соблюдением размеров страницы (сверху и снизу – 2см, слева – 3 см, справа – 1,5 см; выравнивание наименования типа документа, личного обращения к должностному лицу – по центру, адресата – от правого края и по центру относительно самой длинной строки, текста документа – по ширине), герба (1,56 см х 1,28 см) типа и размера шрифта (Times New Roman, кегль 14), отступа от красной строки (1,0) и межстрочных интервалов (в тексте документа – 1,0; между реквизитами документа и его наименованием, между наименованием и текстом документа – 1,0; между текстом документа и наименованием должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ – 3,0).
Полужирным шрифтом прописывается адресат, оформляемый в правом верхнем углу основного поля документа в соответствии с требованиями    Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) (приложение 17); наименование документа (в случае необходимости), личное обращение к должностному лицу; наименование должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Наименование должности лица, подписавшего документ, размещается от левого края страницы и центрируется относительно нижней строки; инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (без пробела между инициалами и фамилией), размещаются от правого края страницы на нижней строке наименовании должности.
Если на подготавливаемом документе требуется подпись нескольких должностных лиц, то они оформляются аналогично, как и подпись главы администрации или лица, замещающего его, и размещаются после подписи главы администрации через 1,0 межстрочный интервал.
Все слова в наименовании документа, его тексте, наименовании должности, фамилии и инициалов лица, его подписавшего, прописываются только строчными буквами.
При написании документа и аппелировании законодательством и правовыми актами РФ, Ивановской области и муниципальными правовыми актами необходимо прописывать их реквизиты строго следующим образом: вид документа – дата – номер – название (например: На основании Федерального закона от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ»). Та же последовательность указывается при внесении изменений в муниципальные правовые акты, а также при их отмене. Написание реквизитов (дата, номер) законодательства и правовых актов РФ, Ивановской области и муниципальных правовых актов осуществляется только цифрами.
В случае, если документ содержит приложение(я), то формулировку об их наличии необходимо прописать сразу после окончания основного текста документа со ссылкой на приложение (например: Приложение(я): на 5 с.).
Сами приложения оформляются на отдельном листе (отдельных листах) формата А4, либо могут представлять собой копии других документов.
Приложения не нумеруются и не обладают реквизитами документа, к которому они приобщены.
Если документ имеет несколько страниц, то они нумеруются арабскими цифрами, проставляемыми в нижнем правом углу, начиная с 2-ой страницы документа.
Если последняя страница документа содержит только наименование должности, инициалов и фамилии лица, его подписывающего, а весь текст документа размещен на предыдущей(щих) странице(цах), то направление его на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, заместителям главы администрации не допускается. В целях более компактного оформления документа допускается снижение межстрочного интервала между текстом документа и наименованием должности, инициалов и фамилии лица, его подписывающего, до значения 1,0, либо размещение текста документа с использованием значения межстрочного интервала 1,2.
В левом нижнем углу последней страницы документа шрифтом Times New Roman, кегль 11 указываются фамилия и инициалы его исполнителя и ниже через межстрочный интервал – телефон исполнителя с указанием кода города и его личную подпись (последнее – только на оригинале документа).
Если текст документа и (или) его приложения содержат табличную форму преставления информации, то возможно её оформление шрифтом Times New Roman, кегль 12.
Размещение текста документа на обеих страницах одного листа не допускается.
Направление проекта документа на подпись главе администрации или лицу, его замещающего, допускается только после его согласования с руководителем структурного подразделения Администрации, учреждения, предприятия, организации (если он составлено не руководителем); заместителем главы администрации, курирующим данное направление (если оно составлено не заместителем главы администрации).
Согласование проекта документа вышеназванными должностными лицами предусматривает их личную подпись рядом с подписью исполнителя на 1-ом экземпляре документа.
Прохождение согласования проекта документа, а также отслеживание работы по его корректировке в случае вынесения замечаний, указанных в листе согласования, осуществляет его Исполнитель.
При завершении процедуры согласования проекта документа его Исполнитель направляет его на подпись главе Администрации или лицу, его замещающего.
Направление исходящих документов Администрации в адрес Губернатора Ивановской области, минуя профильных заместителей Председателей Правительства Ивановской области, а также за подписью первого заместителя (заместителей) главы Администрации недопустимо (письмо Вице-Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области Смирнова В.В. от 12.11.2012 г. № 5-27-1045).
Все документы, являющиеся ответами на заявления, запросы, обращения, жалобы, предложения, ходатайства физических и юридических лиц, должны быть подписаны только теми должностными лицами, на имя которых поступили заявление, запрос, обращение, жалоба, предложение, ходатайство и пр.
После подписания документа ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации регистрирует его в Журнале отправляемых документов Администрации Шуйского муниципального района (приложение 18), присваивая ему очередной порядковый номер в переделах календарного года и дату подписания, оформляемую только цифрами, а также указывая способ отправки документа адресату (лично, с нарочным, по почте, по лини факсимильной связи, по электронной почте).
В случае, если документ является ответом на запрос юридического или физического лица, требованием или рекомендацией вышестоящей организации, то его Исполнитель при подготовке документа ниже даты его утверждения и регистрационного номера должен проставить реквизиты того документа, ответ на который он подготовил, о чем Исполнителем делается отметка в регистрационно-контрольной карточке документа, а ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой Администрации – в Журнале поступающих документов.
Ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой Администрации выдает копию документа его Исполнителю, а оригинал приобщает к делу «Исходящая корреспонденция».
Ответственность за предоставление экземпляра документа, подлежащего отсылке по лини почтовой связи, несет Исполнитель документа.
Ответственность за своевременную отсылку документа по линии почтовой или факсимильной связи несет ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой.
Если подготавливаемый документ является справкой или доверенностью, то личного обращения к адресату в нем, как правило, не содержится.
Если подготавливаемый документ является доверенностью на получение материальных ценностей, то он оформляется на форменном бланке и подлежит регистрации в административно-хозяйственном отделе Администрации в Книге учета доверенностей, заполняемой по форме согласно приложению 19.
Иные доверенности на представление интересов Администрации в судебных и иных инстанциях готовятся комитетом правового обеспечения Администрации, подписываются главой Администрации и регистрируются в журнале отправляемых документов, заполняемом по форме согласно приложению 18.
Хранение оригиналов документов, журналов отправляемых документов, доверенностей осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации Шуйского муниципального района, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области на текущий календарный год, и подлежат, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации Шуйского муниципального района в области архивного дела.

4.7. Подготовка, утверждение и контроль договоров, контрактов, соглашений, о сотрудничестве, предоставлении или оказании услуг, заключаемых с Администрацией физическими и юридическими лицами
Ответственность за подготовку договоров, контрактов, соглашений несут непосредственные исполнители или заказчики работ (услуг), обязательств, предметом которых является заключение договора (соглашения).
Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
Договор (контракт) содержит следующие сведения:
- наименования сторон (полное и сокращенное название);
- наименование работ, услуг, обязательств (предмет контракта), их этапы и результаты выполнения;
- наименование документа, в соответствии с которым выполняются работа, обязательства;
- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; исполнения работ, услуг, обязательств;
- срок действия договора;
- начало и окончание работ по договору;
- стоимость работы и порядок расчетов;
- порядок сдачи и приемки работы;
- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор);
- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
- переход права собственности и риски;
- порядок разрешения споров;
- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
Согласование договоров, контрактов, соглашений комитетом правового обеспечения предусматривает личную подпись руководителя или сотрудника комитета правового обеспечения и ее расшифровку на последнем листе 1-ого экземпляра договора, контракта, соглашения.
Хранение договоров, контрактов, соглашений осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации Шуйского муниципального района, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области на текущий календарный год, и подлежат, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации Шуйского муниципального района в области архивного дела.

4.8. Подготовка, регистрация и выдача заверенных установленных образом копий постановлений, распоряжений и других документов Администрации Шуйского муниципального района
Подготовка, регистрация и выдача заверенных установленным образом копий постановлений, распоряжений и других документов Администрации Шуйского муниципального района (далее – документов) осуществляются ответственным должностным лицом управления делами и муниципальной службой.
Основанием для выдачи заверенной установленным образом копии документа является наличие у лица, ее запросившего, оригинала документа и (или) наличие оригинала документа в делопроизводстве Администрации.
Ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой вверху каждой страницы копии документа собственноручно или с помощью штампа проставляет отметку «Копия», а внизу каждой страницы – отметку «Верно» с указанием должности, инициалов и фамилии сотрудника Администрации, уполномоченного для заверения копий документов.
После получения подписи должностного лица Администрации, уполномоченного для заверения копий документов, ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой скрепляет её на каждой странице печатью Администрации с изображением герба Шуйского муниципального района.
Если документ, копия которого запрашивается, включает в себя более 4-х страниц, то отметка «Копия» делается только на 1-ой странице, все страницы прошиваются и сзади последней страницы скрепляются отметкой «Копия на ____страницах верна» с указанием должности, инициалов и фамилии сотрудника Администрации, уполномоченного для заверения копий документов.
После получения подписи должностного лица Администрации, уполномоченного для заверения копий документов, ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой скрепляет её печатью Администрации с изображением герба Шуйского муниципального района.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой делает запись в Журнале копий заверенных документов, заполняемом по форме согласно приложению 20 и выдает копию документа лицу, ее запросившую, под роспись.
Если в делопроизводстве Администрации документ, копия которого запрашивается, зарегистрирован под иным названием и (или) под другим номером и датой, а также при отсутствии оригинала документа, подготовка, регистрация и выдача копии документа приостанавливается до получения архивной справки.
Ответственность за получение архивной справки несет ответственное должностное лицо управления делами и муниципальной службой.
В случае, если после получения архивной справки обнаруживается несоответствие в названии документа, его даты, номера регистрации, то выдача его копии не производится.
В случае, если в документе отсутствуют подписи должностных лиц Администрации Шуйского муниципального района и(или) они не касаются деятельности Администрации Шуйского муниципального района, выдача их копий не производится.
Хранение журналов копий заверенных документов осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации Шуйского муниципального района, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области на текущий календарный год, и подлежит, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации Шуйского муниципального района в области архивного дела.

5.   Прием, обработка, регистрация, распределение и контроль документов, поступающих в Администрацию Шуйского муниципального района

5.1. Прием, обработка, регистрация и распределение вышестоящих документов нормативного характера, поступающих в Администрацию Шуйского муниципального района
Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение вышестоящих документов нормативного характера, поступающих в Администрацию (далее – документ), перечень которых определен в п.3 настоящей Инструкции, производятся в централизованном порядке ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении делами и муниципальной службой, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Поступившие документы учитываются и регистрируются.
На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий порядковый номер в пределах календарного года с индексом «в» - вышестоящий и делается запись в Журнале поступающих документов Администрации от вышестоящих органов (приложение 21).
На зарегистрированный документ ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой заполняются поля 1-5 регистрационно-контрольной карточки (приложение 22), которая фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа. При регистрации поступившего документа в карточку вводятся необходимые данные о документе, которая вместе с документом направляется на подпись главе администрации или лицу, его замещающего.
После подписания документа главой администрации или лицом, его замещающим, ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой снимает его копию и вместе с регистрационно-контрольной карточкой направляет его исполнителю(лям) под роспись.
Подлинник документа остается в управлении делами и муниципальной службой Администрации.
Исполнитель(и) документа, после завершения процедуры исполнения документа, предоставляет(ют) ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой заполненную регистрационно-контрольную карточку документа (поле 6).
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой закрывает регистрационно-контрольную карточку, заполняя поля 7а-7в, и хранит её вместе с подлинником документа в делопроизводстве Администрации.
Если поступивший документ требует предоставления конкретной информации в вышестоящую инстанцию, то его подготовка, согласование, утверждении и регистрация осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, определенными в п. 4.6. Ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой предоставляются, кроме заполненной регистрационно-контрольной карточки, две копии отправленного документа, зарегистрированного в делопроизводстве Администрации, которые приобщаются к поступившему документу (первая копия) и делу «Исходящая корреспонденция» (вторая копия).
Хранение регистрационно-контрольных карточек осуществляется отдельно от поступивших документов и ответов на них.
Хранение оригиналов документов и копий ответов на них, журналов поступающих документов от вышестоящих органов, регистрационно-контрольных карточек осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации Шуйского муниципального района, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области на текущий календарный год, и подлежат, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации Шуйского муниципального района в области архивного дела.

5.2. Прием, обработка, регистрация и распределение вышестоящих документов служебного характера, органов местного самоуправления Ивановской области и Шуйского муниципального района, заявлений сотрудников аппарата Администрации и др., поступающих в Администрацию Шуйского муниципального района
Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение вышестоящих документов служебного характера, органов местного самоуправления Ивановской области и Шуйского муниципального района, заявлений сотрудников аппарата Администрации и др., поступающих в Администрацию (далее – документ), перечень которых определен в п.3 настоящей Инструкции, производятся в централизованном порядке ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении делами и муниципальной службой, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Поступившие документы учитываются.
Поступившие документы разделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относится корреспонденция, поступившая на имя начальников или специалистов структурных подразделений Администрации (передается непосредственно в структурное подразделение), а также присланная с отметкой «Лично»; срочные факсограммы и все телефонограммы, а также прайсы, рекламные листы, буклеты и т.п.
На регистрируемых документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий порядковый номер в пределах календарного года с индексом «вх» - входящий и делается запись в Журнале поступающих документов Администрации (приложение 23).
На зарегистрированный документ (кроме личных заявлений сотрудников аппарата Администрации) ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой заполняются поля 1-5 регистрационно-контрольной карточки (приложение 22), которая фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа. При регистрации поступившего документа в карточку вводятся необходимые данные о документе, которая вместе с документом направляется на подпись главе администрации или лицу, его замещающего.
После подписания документа главой администрации или лицом, его замещающим, ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой вместе с регистрационно-контрольной карточкой направляет его исполнителю(лям) под роспись.
Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.
Ошибочно поступившая исполнителю корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой.
Исполнитель(и) документа, после завершения процедуры исполнения документа, предоставляет(ют) ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой заполненную регистрационно-контрольную карточку документа (поле 6).
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой закрывает регистрационно-контрольную карточку, заполняя поля 7а-7в, и хранит её в делопроизводстве Администрации.
Подлинники поступившего документа и зарегистрированного (в случае необходимости) ответа на него хранятся в том структурном подразделении Администрации, в котором работает исполнитель документа.
Если поступивший документ требует предоставления конкретной информации в вышестоящую или иную инстанцию, то его подготовка, согласование, утверждении и регистрация осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, определенными в п. 4.6. Ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой предоставляется, кроме заполненной регистрационно-контрольной карточки, копия отправленного документа, зарегистрированного в делопроизводстве Администрации, которая приобщается к делу «Исходящая корреспонденция».
Хранение регистрационно-контрольных карточек осуществляется отдельно от поступивших документов и ответов на них в управлении делами и муниципальной службой.
Поступившие документы с отметкой «Для служебного пользования» передаются начальником управления делами и муниципальной службой исполнителям под расписку в Журнале учета входящих документов с отметкой «Для служебного пользования» (приложение 24) с указанием даты вручения, фамилии, инициалов имени и отчества, а также наименования должности.
Все поступившие срочные факсограммы (срок исполнения – текущий рабочий день) и все поступившие телефонограммы ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой незамедлительно передаются для исполнения руководителям структурных подразделений Администрации, к ведению которых относится обозначенный в факсограмме или телефонограмме вопрос.
Все телефонограммы фиксируются в Книге учета телефонограмм (приложение 25) и передаются исполнителям по роспись об ознакомлении с текстом телефонограммы в книге учета телефонограмм.
Со всех срочных факсограмм снимается копия, на которой исполнитель ставит свою роспись и дату об ознакомлении с факсограммой.
Прочие факсограммы регистрируются и обрабатываются в соответствии с требованиями, предъявленными настоящей Инструкцией к документам служебного характера.
Хранение оригиналов документов, оригиналов и копий ответов на документы, журналов поступающих документов, регистрационно-контрольных карточек осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации Шуйского муниципального района, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области на текущий календарный год, и подлежат, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации Шуйского муниципального района в области архивного дела.

5.3. Прием, обработка, регистрация и распределение письменных обращений граждан, поступающих в Администрацию Шуйского муниципального района
Прием, обработка, регистрация и распределение обращений граждан, поступающих в Администрацию Шуйского муниципального района, осуществляется ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой.
В процессе первоначальной обработки поступающих обращений проверяются правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные обращения возвращаются заявителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении делами и муниципальной службой, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется заявителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес заявителя.
Поступившие обращения учитываются и регистрируются.
На обращениях в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий порядковый номер в пределах календарного года с индексом – первой буквой фамилии заявителя и делается запись в Журнале регистрации обращений граждан (приложение 26).
На зарегистрированное обращение ответственным сотрудником управления делами и муниципальной службой заполняется верхняя часть регистрационно-контрольной карточки обращения (приложение 27), которая фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение обращение. При регистрации поступившего обращения в карточку вводятся необходимые данные о документе, которая вместе с обращением направляется на подпись главе администрации или лицу, его замещающего.
После подписания обращения главой администрации или лицом, его замещающим, ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой вместе с регистрационно-контрольной карточкой направляет его исполнителю(лям) под роспись.
Зарегистрированные обращения рассылаются исполнителям, как правило, в день их поступления.
Ошибочно поступившее исполнителю обращение незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой.
Подготовка ответа на обращение осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (в действующей редакции) и требованиями настоящей Инструкции, определенными в п. 4.6.
Исполнитель(и) обращения, после завершения процедуры его исполнения, предоставляет(ют) ответственному сотруднику управления делами и муниципальной службой полностью заполненную регистрационно-контрольную карточку обращения и зарегистрированный, утвержденный ответ на обращение.
Ответственный сотрудник управления делами и муниципальной службой закрывает регистрационно-контрольную карточку и хранит её вместе с обращением и ответом не него делопроизводстве Администрации.
Хранение оригиналов обращений и ответов на них, журналов регистрации обращений граждан и регистрационно-контрольных карточек обращений, учетных карточек приема граждан, осуществляется в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел Администрации Шуйского муниципального района, утвержденной и согласованной с экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области на текущий календарный год, и подлежат, в случае необходимости, сдаче в архив в сроки и с соблюдением требований, установленных действующим федеральным законодательством, законодательством Ивановской области и муниципальными правовыми актами Администрации Шуйского муниципального района в области архивного дела.

6.   Контроль за исполнением документов, поступающих в Администрацию Шуйского муниципального района, и поручений, данным в рамках исполнения документов
Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля документов.
Контролю подлежат только зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
Начальник управления делами и муниципальной службой администрации и ответственные за ведение делопроизводства сотрудники управления делами и муниципальной службой, а также структурных подразделений Администрации организуют контроль за ходом исполнения документов.
Организация контроля должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов и поручений.
Контролю подлежит исполнение:
поручений главы администрации или лица, его замещающего, на муниципальные правовые акты, законы и решения, протокольные решения всех вышестоящих органов федерального и регионального уровней;
муниципальных правовых актов Администрации Шуйского муниципального района;
решений Совета Шуйского муниципального района;
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Администрации Шуйского муниципального района;
поручений главы администрации или лица, его замещающего, на служебные письма и иную деловую корреспонденцию;
поручений главы администрации или лица, его замещающего, на акты прокурорского реагирования – протесты и представления;
поручений, содержащихся в протоколах заседаний комиссий, советов Администрации Шуйского муниципального района (в соответствии с утвержденными положениями об этих комиссиях, советах);
документов, утвержденных главой администрации или лицом, его замещающим (приложение 28);
поручений, содержащихся в резолюциях заместителей главы администрации по рассмотренным документам.
Руководители структурных подразделений Администрации контролируют исполнение перечисленных поручений по вопросам, относящимся к их компетенции.
Учет поручений, контроль за сроками и ходом исполнения документов и поручений осуществляется ответственными сотрудниками управления делами и муниципальной службой.
Исполнение муниципальных правовых актов Администрации и решений Совета Шуйского муниципального района контролируется соответствующими структурными подразделениями Администрации.
Контроль исполнения поручений главы администрации или его заместителей, данных во исполнение муниципальных правовых актов, законов и решений, протокольных решений всех вышестоящих органов федерального и регионального уровней осуществляется структурными подразделениями Администрации.
Контроль за исполнением поручений главы администрации на акты прокурорского реагирования и судебные решения осуществляется комитетом правого обеспечения Администрации.
Исполнение поручений главы администрации, или лица, его замещающего, содержащихся в протоколах совещаний у главы администрации и в протоколах заседаний комиссий, советов, совещаний Администрации Шуйского муниципального района, контролируется соответствующими структурными подразделениями Администрации.
Руководители структурных подразделений Администрации обязаны в установленном порядке представлять главе администрации или лицу, его замещающему, информацию о выполнении поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых главой администрации
Поручения заместителей главы администрации, в том числе содержащиеся в протоколах заседаний комиссий, советов, совещаний, проводимых ими, контролируются соответствующими структурными подразделениями Администрации.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца;
по протесту прокурора – подлежат обязательному рассмотрению не позднее, чем в 10-дневный срок с момента его поступления в Администрацию;
по представлению прокурора – подлежат безотлагательному рассмотрению в течение месяца со дня внесения представления;
вышестоящих органов – в срок не более 15 дней;
по судебным решениям – в сроки, установленные судебным решением;
по обращениям граждан, поступившим в Администрации Шуйского муниципального района – в срок 30 календарных дней со дня регистрации, а не требующим дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней.
Проекты муниципальных правовых актов Администрации во исполнение документов вышестоящих органов федерального и регионального уровней готовятся исполнителями в сроки, указанные в резолюции главы администрации, или лицом, его замещающим, а при отсутствии указанных сроков – в течение месяца со дня подписания резолюции.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется ответственными сотрудниками управления делами и муниципальной службой в регистрационно-контрольной карточке.
При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель представляет на имя главы администрации или лица, его замещающего, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов исполнитель своевременно информирует управление делами и муниципальной службой.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.
Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже двух раз в год; задания последующих месяцев текущего года - ежеквартально; задания текущего месяца - за 3 дня до установленного срока исполнения.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Если документ с поручением главы администрации или лица, его замещающего, адресован нескольким должностным лицам, то его исполнение координирует и несет ответственность за своевременную подготовку и представление информации об исполнении на основании представленных ему исполнителями материалов должностное лицо, указанное в резолюции главы администрации первым, или тот за кем определен сбор или обобщение.
При выполнении своих контрольных функций управление делами и муниципальной службой Администрации осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Администрации и иными органами исполнительной власти в установленном порядке: запрашивает сведения о ходе исполнения поручений у руководителей структурных подразделений Администрации и ответственных за ведение делопроизводства и контроль в структурных подразделениях Администрации лиц.

Приложение

Дата опубликования: 15-05-2013
Дата последнего изменения: 15-05-2013

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Шуйского муниципального района (в новой редакции)

Выдержка из Закона N 124-ФЗ

Классификация информационной продукции

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях: